Conditions générales de vente

Le service Osimi (le « Service ») est fourni par Filip Marcel Bojda, entrepreneur individuel (EI), nom commercial Web'Inspir, 11 rue du Bel Air, 93600 Aulnay-sous-Bois, France, SIREN 101 943 637 (« nous »). Contact : contact@osimi.fr.

Osimi fournit aux entreprises des agents d’intelligence artificielle qui font une partie de leur travail de bureau : par exemple des devis dictés à la voix, des factures au format PDF et Factur-X et des relances pour le bâtiment, ou les réservations de tables et les commandes aux fournisseurs pour un restaurant. L’accès se fait par l’application Osimi et l’espace web, avec un code d’accès.

Le contenu du Service dépend de l’offre décrite sur la page Tarifs. Aujourd’hui, nous proposons uniquement le Pack Romain (bâtiment et rénovation) : devis dictés à la voix, factures (y compris factures d’acompte et avoirs), relances des devis et visites de chantier (article 3). Le pack comprend toutes ces fonctions pour un prix mensuel unique ; aucune fonction n’est vendue séparément. Les autres agents et les appels téléphoniques ne sont pas en vente et ne sont pas facturés.

Le Pack Nolan (restauration) pourra être souscrit dès qu’il figurera sur la page Tarifs. Son prix est de 24,99 € par mois, prix net (article 6). Il comprend :

• les réservations et le plan des tables dans l’application : vous dictez ou écrivez une réservation, l’agent l’enregistre, la déplace ou l’annule ;
• un chat pour vos clients, ouvert par un lien ou par une affiche avec code QR : il répond à partir de vos horaires et des informations que vous lui avez demandé de retenir, et vous transmet les demandes de table, que vous confirmez ou refusez ;
• vos horaires, vos jours de fermeture et vos jours particuliers ;
• vos fournisseurs : l’agent prépare vos commandes puis, après votre accord, les envoie par e-mail en votre nom ou vous prépare un SMS que vous envoyez vous-même de votre téléphone, et suit les livraisons ;
• un stock simple : la dernière quantité que vous indiquez pour un produit, mise à jour quand vous enregistrez une livraison reçue, sans lien avec votre caisse ;
• des offres par e-mail, envoyées en votre nom aux seuls clients qui ont accepté de les recevoir (article 4) ;
• le rapport du matin (message et notification) et un code d’équipe pour vos employés (article 5).

Le Pack Nolan ne comprend ni la carte des plats, ni la prise de commandes de plats, ni le paiement par vos clients, ni les appels téléphoniques, ni les devis et factures du Pack Romain.

Le Service est réservé aux professionnels agissant pour les besoins de leur activité. En créant un compte, vous déclarez agir en tant que professionnel.

Les contenus du Service (réponses de l’agent, transcriptions de messages vocaux, projets de devis et autres documents) sont produits par une intelligence artificielle et peuvent contenir des erreurs : montants, noms, coordonnées, taux de TVA.

L’agent prépare, vous validez. Chaque document doit être vérifié par vous avant usage, en particulier avant envoi à votre client. Osimi ne fournit aucun conseil juridique, fiscal ou comptable ; pour vos taux de TVA et vos obligations, décidez avec votre expert-comptable ou votre conseil.

Une facture n’est pas un brouillon : l’agent ne l’émet que sur votre demande expresse, après vous avoir montré son récapitulatif et obtenu votre confirmation. Une facture émise ne se modifie plus (il faut un avoir).

Visites de chantier (Pack Romain). À partir des photos et de l’enregistrement vocal pris sur le chantier, l’agent prépare la liste des constats : c’est aussi un document de travail, que vous vérifiez et validez. Avant d’enregistrer, vous prévenez votre client et les autres personnes présentes que la conversation est enregistrée ; vous ne photographiez ni personnes ni documents contenant des données personnelles. Les photos et enregistrements sont supprimés automatiquement au bout de 30 jours (détails dans la politique de confidentialité) ; la liste des constats validée reste dans votre espace.

Chat pour vos clients (Pack Nolan). Le chat répond seul à vos clients, sans que vous validiez chaque réponse, à partir de vos horaires et des informations que vous lui avez demandé de retenir. Comme toute IA, il peut se tromper. Il ne confirme jamais une table lui-même : il enregistre une demande, que vous confirmez ou refusez. Il est réglé pour ne jamais confirmer la composition d’un plat ni l’absence d’un allergène, sans que ce réglage soit une garantie.

Osimi est un outil. Vos devis, factures et messages à vos clients sont émis et envoyés par vous, en votre nom et sous votre responsabilité. Nous ne sommes pas partie à vos opérations, nous n’émettons pas vos factures, nous ne tenons pas votre comptabilité et nous ne vous représentons pas auprès de l’administration.

Vous êtes seul responsable, en particulier :

• de l’exactitude de vos documents : une facture doit correspondre à une opération réelle, pour son montant réel et le vrai client ;
• des mentions obligatoires, des taux de TVA (notamment les taux réduits de 10 % et 5,5 % et l’attestation de votre client), de votre assurance décennale et de son attestation, de votre médiateur de la consommation, des délais de paiement et de la conservation de vos documents ;
• de vos obligations de facturation électronique et d’e-reporting.

Osimi n’est pas une plateforme agréée au sens de la réforme de la facturation électronique. Le fichier Factur-X produit par Osimi est un format de facture ; il ne remplace pas la plateforme agréée par laquelle vous devez recevoir, puis émettre, vos factures électroniques selon le calendrier légal.

Facture électronique par SUPER PDP. Si vous l’activez dans Osimi, vous ouvrez votre propre compte chez SUPER PDP (SUPER G SAS), plateforme agréée par l’administration fiscale, qui vérifie votre identité et votre entreprise selon ses propres conditions. Sur votre ordre, Osimi y dépose ensuite vos factures, factures d’acompte et avoirs à vos clients professionnels en France et, lorsqu’il doit être déclaré, le paiement que vous marquez reçu. SUPER PDP les achemine jusqu’à votre client et transmet à l’administration fiscale les données prévues par la loi. Osimi récupère aussi les factures fournisseurs arrivées sur votre compte SUPER PDP et les range dans votre espace. Vos factures à des particuliers ne passent pas par SUPER PDP, et les données de ces ventes, Osimi ne les transmet pas encore. Si une facture ne peut pas partir, nous vous prévenons et vous disons quoi faire. Vous pouvez désactiver la facture électronique à tout moment.

Restaurants (Pack Nolan). Vous êtes seul responsable, en particulier :

• de l’exactitude de vos horaires, jours de fermeture, informations données au chat, réservations et commandes : vérifiez le récapitulatif que l’agent vous montre avant de répondre « oui » ;
• de l’information de vos clients sur les allergènes, que la loi vous impose (règlement (UE) n° 1169/2011) : donnez-la vous-même, sur place ou sur votre carte. Osimi ne garantit rien sur les allergènes, et ni l’agent ni le chat ne remplacent cette information ;
• de ne pas dicter ni écrire d’informations de santé sur vos clients, par exemple une allergie : l’agent ne les note pas dans la réservation, mais votre message reste dans l’historique de votre conversation ;
• du contenu de vos offres par e-mail : elles doivent être exactes, loyales et respecter les règles qui s’appliquent à votre activité, notamment sur les prix annoncés et sur la publicité pour les boissons alcooliques. Vous êtes l’annonceur de chaque offre, qui part en votre nom ;
• de n’envoyer vos offres qu’aux clients qui les ont acceptées : le Service ne permet d’ajouter ni d’importer aucune adresse, et seuls les clients qui ont coché la case sur le chat puis confirmé leur adresse les reçoivent ;
• d’informer vos clients du traitement de leurs données, en plus des informations que nous leur donnons pour vous dans la politique de confidentialité, à laquelle renvoie la page du chat ;
• de vos relations avec vos fournisseurs et avec vos clients : nous ne sommes partie ni à vos commandes, ni à vos réservations, ni à vos ventes.

Nous ne garantissons ni qu’un fournisseur reçoive, lise ou accepte une commande, ni qu’il livre, ni qu’un e-mail arrive à destination. Une commande envoyée par SMS part de votre téléphone : nous ne savons pas si vous l’avez envoyée. Une demande de table écrite sur le chat de votre restaurant n’est pas une réservation tant que vous ne l’avez pas confirmée.

Il est interdit d’utiliser le Service pour émettre des factures ou documents fictifs, pour minorer ou majorer des montants, pour éluder un impôt ou une cotisation, pour blanchir de l’argent ou pour toute autre infraction.

Nous ne vérifions ni la réalité de vos opérations ni la situation de vos clients. Nous ne répondons pas des conséquences fiscales, pénales, des pénalités, intérêts ou réclamations de tiers qui résultent des données que vous avez fournies, de vos décisions ou d’un usage illicite du Service. Si un tiers (y compris une administration) agit contre nous du fait d’un manquement de votre part au présent article, vous nous garantissez et prenez en charge les frais raisonnables de notre défense.

Suspension. En cas de soupçon sérieux d’abus, nous vous en indiquons le motif par e-mail et vous pouvez vous expliquer en nous répondant ; nous pouvons ensuite suspendre le compte, et la suspension est levée dès que le doute est dissipé. Nous ne suspendons le compte immédiatement, en vous informant aussitôt du motif, que si c’est nécessaire pour faire cesser un usage manifestement illicite ou un risque pour la sécurité du Service.

Vous créez le compte de l’entreprise en ligne (nom, SIREN ou SIRET, dirigeant, téléphone, e-mail). Vous recevez un code du dirigeant (accès complet) ; l’application contient un code d’équipe à accès limité (planning ou réservations, et informations que vous choisissez ; ni factures, ni paiements, ni réglages). Dans un restaurant, il ouvre aussi une discussion avec l’agent : vos employés peuvent ajouter, déplacer et annuler des réservations, décider des demandes de table, fermer l’établissement pour la journée et le rouvrir, commander chez vos fournisseurs et noter le stock. Vous pouvez leur retirer chacune de ces possibilités dans vos réglages ou en le disant à votre agent, et une notification vous prévient quand l’équipe ferme la journée, annule une réservation ou décide d’une demande. Vous protégez ces codes et répondez de l’usage qu’en font les personnes à qui vous les confiez. Une entreprise, un compte.

Le Service est un abonnement mensuel payable d’avance, par carte via notre prestataire de paiement Stripe, dès la création du compte. Il n’y a pas de période d’essai : l’agent démarre dès le premier paiement enregistré. Les prix sont ceux affichés lors de la commande et repris sur la facture.

Prix net, TVA non applicable, art. 293 B du CGI. Le prix affiché est le prix que vous payez. Si nous devenons redevables de la TVA, elle sera comprise dans ce prix ; tout changement de prix vous sera annoncé à l’avance.

Contrat conclu hors établissement. Si votre abonnement a été conclu hors établissement (par exemple lors d’un démarchage sur votre lieu de travail), que l’objet du contrat n’entre pas dans le champ de votre activité principale et que vous employez cinq salariés au plus, vous bénéficiez du droit de rétractation de quatorze jours prévu par le code de la consommation (art. L221-3 et L221-18), sans avoir à vous justifier : envoyez-nous une déclaration claire par e-mail à contact@osimi.fr avant la fin du délai. Si, à votre demande, le Service a commencé avant la fin de ce délai, la part déjà fournie jusqu’à votre rétractation reste due (art. L221-25) ; nous remboursons le reste au plus tard 14 jours après.

L’abonnement est sans engagement de durée : vous pouvez le résilier à tout moment dans l’espace de votre entreprise, avec effet à la fin de la période déjà payée. Les périodes commencées ne sont pas remboursées, sauf lorsque la loi l’impose. Les changements de prix sont annoncés au moins un mois à l’avance et s’appliquent à partir de la période suivante ; vous pouvez résilier avant.

Changement d’offre. Aujourd’hui, seul le Pack Romain est proposé. Quand d’autres offres le seront (par exemple le Pack Nolan), vous pourrez en changer à tout moment dans l’espace de votre entreprise. Si le nouvel abonnement est plus cher, la différence pour les jours restants de la période en cours est prélevée aussitôt sur votre carte ; si le paiement échoue, rien ne change. S’il est moins cher, la différence n’est ni remboursée ni reportée en avoir : le nouveau prix s’applique à partir de la facture suivante. Après un changement d’offre, les fonctions que la nouvelle offre ne comprend pas s’arrêtent aussitôt.

Retard de paiement. Toute somme impayée à l’échéance porte de plein droit des pénalités au taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal, et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (C. com., art. L441-10 et D441-5). Escompte pour paiement anticipé : néant. En cas d’impayé, l’agent est suspendu jusqu’à régularisation.

Pour protéger le Service contre les abus, l’usage est limité :

• par jour : notamment le nombre de messages à l’agent et de documents envoyés par e-mail ;
• par mois : un volume de travail de l’agent (traitement par les modèles d’IA), proportionné au prix de votre abonnement ;
• pour les visites de chantier : une limite mensuelle propre et des limites par visite (durée de l’enregistrement, nombre de photos), indépendantes du volume de travail de l’agent ;
• pour le chat de vos clients (Pack Nolan) : un nombre de messages par conversation sur 24 heures, et une part du volume de travail mensuel ;
• pour les offres par e-mail (Pack Nolan) : au plus un e-mail d’offre par semaine à un même client, et 2 000 e-mails d’offres par mois civil pour votre restaurant.

Les limites en vigueur sont indiquées sur la page Tarifs et dans l’application. Quand une limite est atteinte, l’agent vous le dit et reprend à la période suivante ; rien n’est facturé en plus sans votre accord. Des limites plus élevées peuvent être convenues.

Sont notamment interdits :

• tout usage illicite ou préjudiciable à des tiers ;
• le contournement des protections, limites ou codes d’accès ;
• l’interrogation automatisée du Service (robots, extraction) hors usage normal ;
• la revente de l’accès sans notre accord.

En cas de manquement grave, nous pouvons suspendre le compte dans les conditions prévues à l’article 4.

Nous faisons le nécessaire pour que le Service fonctionne correctement et sans interruption, mais (comme tout logiciel, a fortiori fondé sur l’IA) nous ne garantissons ni l’absence d’erreur ni une disponibilité permanente. Les interruptions programmées sont annoncées à l’avance.

Dans les limites permises entre professionnels, notre responsabilité est limitée au montant payé pour le Service au cours des 12 derniers mois. Cette limite ne s’applique pas en cas de manquement à notre obligation essentielle de vous fournir le Service (C. civ., art. 1170), ni en cas de faute lourde ou dolosive. Nous ne répondons pas des conséquences de l’usage d’un document non vérifié (article 3), des conséquences décrites à l’article 4, ni des pertes de chiffre d’affaires ou de bénéfices.

Le traitement des données est décrit dans la politique de confidentialité. Pour les données de vos clients que vous saisissez ou dictez, et pour celles que vos clients et vos fournisseurs confient au Service dans le cadre de votre pack (pour un restaurant : chat, demandes de table, accords pour les offres, commandes), nous agissons comme sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, pour votre compte et sur vos seules instructions (celles que vous donnez à travers le Service). À ce titre, nous :

• ne traitons ces données que pour fournir le Service ;
• soumettons les personnes qui y accèdent à une obligation de confidentialité ;
• prenons les mesures de sécurité décrites dans la politique de confidentialité ;
• ne faisons appel qu’aux sous-traitants qui y sont listés, et vous informons avant tout changement (vous pouvez alors résilier) ;
• vous aidons à répondre aux demandes des personnes concernées et vous informons sans délai d’une violation de données ;
• supprimons ces données 90 jours après la fermeture du compte (article 11), sauf obligation légale de les conserver, selon la politique de confidentialité ;
• tenons à votre disposition les informations utiles pour démontrer le respect de ces obligations.

Le détail de ces engagements figure dans l’accord de sous-traitance des données, qui fait partie des présentes conditions.

Vous restez propriétaire de vos données et de vos documents. Nous conservons tous les droits sur le Service et le logiciel Osimi. Pendant la durée de l’abonnement, vous disposez d’un droit d’usage personnel et non exclusif du Service, pour les besoins de votre entreprise.

Vos documents. Vous pouvez télécharger à tout moment, en PDF, chacun de vos devis, factures (y compris d’acompte), avoirs et comptes rendus de visite : dans l’application, et dans l’espace web de votre entreprise pour les devis, factures et avoirs. Les factures et les avoirs sont au format Factur-X. Vous devez conserver vous-même ces documents pendant la durée légale (dix ans pour les pièces comptables, C. com., art. L123-22). Si vous êtes à la TVA et que vous notez les règlements de clients particuliers, demandez à l’agent le fichier de votre journal des paiements : il vous le donne en CSV.

Après la résiliation et la fermeture du compte. Après la résiliation, vos documents restent accessibles avec le code du dirigeant tant que le compte est ouvert. Vous pouvez fermer le compte à tout moment ; nous pouvons aussi le fermer, après un préavis de sept jours par e-mail, si aucun abonnement n’a été payé dans les 30 jours qui suivent sa création ou si la dernière période payée a pris fin depuis douze mois. Après la fermeture, vous disposez de 90 jours pour nous demander par e-mail de rouvrir l’accès le temps de récupérer vos documents ; passé ce délai, toutes les données de l’entreprise et de ses clients, devis et factures compris, sont supprimées, sauf ce que la loi impose de conserver, selon la politique de confidentialité.

Arrêt du Service. Si nous décidons d’arrêter le Service, nous vous prévenons par e-mail au moins un mois à l’avance. Pendant ce préavis, vous gardez l’accès pour récupérer vos documents, et nous vous remboursons la part de la période payée qui ne sera pas fournie.

Nous vous informons de toute modification des présentes conditions dans l’application ou par e-mail au moins 14 jours avant son entrée en vigueur ; si vous ne l’acceptez pas, vous pouvez résilier avant cette date. Un nouveau compte accepte la version en vigueur le jour de sa création.

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, nous chercherons d’abord une solution amiable ; à défaut, le tribunal compétent sera déterminé selon les règles de droit commun. Ce contrat étant conclu entre professionnels, la médiation de la consommation ne s’y applique pas.